لا يمكنك التحكم في السوق، ولكن يمكنك استخدام خطة تشغيلية لجعل الشركة تعمل بشكل أكثر استقرارًا وتذهب إلى أبعد.
كتابة: إميلي ويسترهولد، شريك في a16z كريبتو
ترجمة: لوفي، أخبار فورايت
"إذا لم يكن لديك خطة ، فأنت محكوم بالفشل." لم يكن بنجامين فرانكلين يقصد بهذه العبارة مؤسسي الشركات الناشئة ، لكن هذا القول ينطبق عليهم أيضًا بدقة. لدى المؤسسين (وخاصة مؤسسي العملات المشفرة) الكثير من الأمور التي لا يمكن السيطرة عليها: تقلبات السوق الشديدة ، والسياسات التنظيمية المتغيرة باستمرار ، والتوقعات الخارجية المرتفعة.
لذلك، يصبح التركيز على الأمور التي يمكنك التحكم فيها أمرًا مهمًا للغاية، وهنا يأتي دور خطة التشغيل. قد تبدو خطة التشغيل غير براقة، لكنها واحدة من أكثر الأدوات التي يمكنك التحكم فيها واستخدامها، حيث يمكن أن تساعدك في تحويل رؤيتك إلى دافع للمضي قدمًا دون استنفاد الموارد المالية أو تثبيط الفريق.
من الناحية المفهومية، فإن خطة العمليات بسيطة للغاية. إنها تغطي جميع الأمور التي تقوم بها الشركة: ما هي المهام؟ من المسؤول؟ ما الأهداف التي يجب تحقيقها؟ ما هي التكلفة الإجمالية؟ كيف يتم قياس النتائج؟ ومع ذلك، فإن إجابات هذه الأسئلة قد تكون معقدة للغاية، لذا يصبح من الضروري تنظيمها من خلال خطة واحدة.
حتى لو لم تقم أبداً بوضع خطة تشغيلية لشركتك، فمن المؤكد أنك قمت بشيء مشابه في حياتك الشخصية. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في الجري في ماراثون، ستحتاج إلى خطة تدريب لتنظيم التحضيرات قبل السباق لعدة أشهر. ما هي المسافة التي يجب أن تجريها في كل مرة؟ متى يجب زيادة المسافة وكم يجب زيادتها؟ ما هي الطرق التي يجب اختيارها؟ كيف تستريح وتستعيد نشاطك؟ ماذا تفعل إذا تعرضت للإصابة؟ في عالم الأعمال، قد يكون "يوم سباق الماراثون" الخاص بك هو إطلاق المنتج أو الاكتتاب العام الأول (IPO) أو هدف كبير آخر. الفكرة متناسقة في الجانبين.
لكن لا تخلط بين خطة التشغيل وخطة الاستراتيجية. خطة الاستراتيجية ترسم المخطط الكلي للشركة، وهو الرؤية التي تقدمها للمستثمرين؛ بينما خطة التشغيل هي خطة العمل المحددة التي تحول الرؤية إلى واقع، حيث تقوم بتحويل خطة الاستراتيجية إلى تفاصيل قابلة للتنفيذ تتعلق بالأشخاص والتكاليف والجداول الزمنية. لبناء شركة صحية ومليئة بالحيوية، كلا النوعين من الخطط ضرورية.
دعونا نتناول بالتفصيل ما يجب أن يحتويه خطة التشغيل.
وضع خطة تشغيلية
أولاً، التركيز على أربعة عناصر أساسية للتشغيل: الأفراد (من المسؤول؟)، الوقت (متى يتم إنجاز كل مهمة؟)، التكلفة (ما هو الميزانية؟)، معايير القياس (كيف نقيم التقدم؟).
تعتبر خطة التشغيل عملية تتكرر باستمرار، لذا ليس من الضروري الانشغال كثيرًا بالمسودة الأولى. هناك العديد من الممارسات الجيدة التي يمكنك الرجوع إليها، بالإضافة إلى أطر متنوعة، ويمكنك أيضًا استئجار مستشارين باهظي الثمن. لكن العمل الأساسي هو توضيح من يقوم بماذا داخل الشركة بشكل واضح، يمكنك كتابة ذلك بنفسك، ومن ثم تحسينه لاحقًا. في الوقت الحالي، يكفي التأكد من أن الأهداف التشغيلية لفترة معينة واضحة ومنظمة.
من المهم أن تشمل خطتك موازنة بين الخيارات. لا يمكن للشركات أن تكون متكاملة في كل شيء، لذا فإن الموازنة ضرورية. يجب أن تكون هذه الموازنة صعبة، لتحث فريق القيادة على مناقشة الاتجاهات الرئيسية وغير الرئيسية بشكل كافٍ. بغض النظر عن مدى نجاح الشركة، ستظل الموازنة موضوعًا دائمًا، حيث يمكن أن تدفع القيود نحو اتخاذ قرارات أكثر حكمة.
ثلاثة أخطاء شائعة
عند وضع خطة التشغيل، هناك ثلاثة أخطاء شائعة يجب الانتباه إليها.
1، لا تكن متفائلاً للغاية بشأن الجدول الزمني والنتائج المتوقعة. المعلومات في حالة تغيير مستمر، لذلك تحتاج خططك إلى المرونة والتكيف. كن حذرًا من الاعتماديات المختلفة: مثل "علينا إطلاق المنتج A أولاً، ثم يمكننا إطلاق المنتج B" "يجب توظيف مهندسين اثنين لتطوير تلك الميزة الجديدة" "بمجرد توظيف موظف تسويق واحد، يمكن أن يرتفع الدخل بهذا القدر".
من المحتمل أن يكون من الجذاب تضمين هذه العوامل في خطة التشغيل، ولكن إذا لم يتم تحقيق المعالم، فقد تؤدي الاعتماديات إلى مشاكل. إذا استغرق توظيف المهندسين الاثنين وقتًا طويلاً، فقد يواجه المشروع خطر تجاوز موعد تطوير الميزات الجديدة. لذلك، يمكن أن تكون خطة التشغيل متفائلة، لكنها يجب أن تكون عملية أيضًا. يجب أن تترك لنفسك مجالًا للتكيف مع التغيرات في الظروف، ولا تنسَ تعديل الجدول الزمني اللاحق وفقًا لذلك.
2، لا تحاول القيام بالكثير من الأشياء دفعة واحدة. غالبًا ما يكون لدى المؤسسين العديد من الأفكار حول الأعمال، لكن الوقت والموارد محدودة، والسعي وراء جميع الأفكار سيزيد من استهلاك الأموال ويشتيت تركيز الفريق.
بالمقابل، يجب ترتيب أنشطة مختلفة بشكل استراتيجي. بمعنى آخر، فكر في كيفية أن الفرص والقدرات المختلفة يمكن أن تهيئ الظروف لفرص وقدرات أخرى. ربما يؤدي إطلاق منتج ما إلى جذب مستخدمين جدد، مما يمنحك الفرصة للاستفادة من هؤلاء المستخدمين؛ أو قد يؤدي الاستثمار في تقنية معينة إلى فتح مصادر دخل جديدة. يجب أن تأخذ في الاعتبار كيفية ترتيب أولويات أنشطة الأعمال بشكل معقول، وكيفية تخصيص الوقت والموارد بشكل مناسب.
بالطبع، الواقع غالباً ما يكون أكثر تعقيداً من التخطيط. بصفتك مؤسسًا، أنت الأكثر دراية بمجموعة الفرص المرتبطة بالمنتج. من السهل عليك أن تفكر في اغتنام عدة فرص، جزئياً لأنك تستطيع رؤية السوق الضخم وراء كل فرصة، وأيضاً لأن أداء المنتج الأساسي قد لا يكون كما هو متوقع أو يتقدم ببطء، لذا ترغب في فتح عدة مسارات للنجاح. لكن الواقع القاسي هو أن الفرق الصغيرة غالباً ما يمكنها أن تقوم بشيء واحد فقط بشكل ممتاز. يبدو أن تشتيت الانتباه مغري، لكنه غالباً ما يؤدي إلى عدم تنفيذ الأمور الأكثر أهمية بشكل صحيح.
لتقييم تركيز الشركة، يمكنك أن تسأل نفسك سؤالين: ما هي المهمة الرئيسية الحالية للشركة؟ أين يقضي الموظفون معظم وقتهم؟ إذا كانت الإجابات غير متناسقة، فقد تكون هناك مشكلة.
3، تحتاج الشركات إلى مؤشرات نجاح قابلة للقياس. حتى لو كانت خطة التشغيل الخاصة بك رائعة، ما لم تتمكن من مراقبة حالة تشغيل الشركة، فقد تتحول الخطة بأكملها إلى حديث فارغ. لماذا؟ لأنه إذا كنت لا تعرف كيف تقيس النجاح، فلن تتمكن من قياس (أو حتى إدراك) الفشل، مما يعني أنك ستجد صعوبة في مواجهة التحديات والانتكاسات. لا يجب أن تكون مؤشرات القياس معقدة، حتى باستخدام مؤشرات الحالة الحمراء / الصفراء / الخضراء يمكن أن تكون فعالة، لكن يجب أن يكون لديك مؤشرات قياس.
تذكر: إن الأشياء التي تحفزها ستدفع سلوك الناس. يجب أن تفكر بعناية فيما إذا كانت مقاييسك يمكن أن تحقق أفضل النتائج للأعمال. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى ربط تحفيز الناس بالنتائج التي يحققونها، بدلاً من مجرد النظر إلى عدد الساعات التي عملوا فيها.
نقاط رئيسية متعلقة بالميزانية
الميزانية هي جزء أساسي من أي خطة تشغيلية، ويجب أن تجيب خطة التشغيل على سؤال «كم ستكلف كل هذه الأمور؟» لذلك يجب على المؤسسين معرفة بعض نصائح الميزانية.
تُنفق معظم نفقات معظم الشركات على الموظفين. ليست هذه هي الحالة دائمًا، لكن هذه قاعدة عامة مفيدة، خاصة لأن المؤسسين أحيانًا ما يقللون من تقدير التكلفة الإجمالية للموظفين الجدد. يجب ألا نأخذ في الاعتبار الرواتب والمزايا والضرائب على الرواتب فقط، ولكن أيضًا الأجهزة والبرامج والتراخيص وتكاليف السفر وكل ما يحتاجه الموظف. ترتبط العديد من النفقات مباشرة بعدد الموظفين، لذا يجب أخذ ذلك في الاعتبار عند وضع الميزانية.
من النقاط المتعلقة بذلك هو عدم نسيان تخطيط الأسهم بنفس طريقة تخطيط النقد. يمكن كتابة مقال منفصل عن إدارة الأسهم، ولكن عند وضع خطة التوظيف، يجب عليك أيضًا تخصيص ميزانية للأسهم ذات الصلة التي تنوي منحها. إذا كان مشروعك يمنح الموظفين رموزًا، فإن نفس المبادئ تنطبق. باختصار، من الضروري أن يكون لديك مجموعة شاملة وواضحة من أفكار التعويض. الأخطاء التي تحدث في المراحل المبكرة غالبًا ما تتضخم باستمرار.
تمييز بين التكاليف الثابتة والتكاليف المتغيرة لفهم مرونة الميزانية. تحتاج إلى معرفة أي أجزاء من الميزانية يمكن تعديلها وأيها لا يمكن. افترض أنك تحتاج إلى تقليص التكاليف بنسبة 30% الأسبوع المقبل، هل تعرف من أين تبدأ؟ أو افترض أن الشركة تنمو وتريد زيادة الاستثمار، هل تعرف في أي المجالات من المعقول زيادة الاستثمار؟ قد يكون من الصعب القيام بذلك بالنسبة للشركات الناشئة بسبب قلة المتغيرات. ولكن كلما زادت فهمك لهذه العوامل المؤثرة في الميزانية، ستصبح أكثر سهولة في اتخاذ القرارات.
نصيحة إضافية: حاول التفاوض مع الموردين ومقدمي الخدمات قدر الإمكان، وتجنب توقيع عقود طويلة الأجل للحفاظ على المرونة.
التخطيط السيناريو هو صديقك. قد تحتوي أي ميزانية وضعتها على انحرافات، لكن حجم الانحرافات يختلف فقط. حتى الشركات الناضجة ليست استثناءً، لأن هناك العديد من العوامل التي لا يمكن للميزانية تغطيتها. لذلك، لا تتمسك بنوع معين من السيناريو المثالي لمستقبل الشركة، بل استخدم التخطيط السيناريو، وواجه بهدوء جميع الاحتمالات المستقبلية، وخصص لكل سيناريو الاحتمالية ونطاق الثقة المناسب. ما هي العوامل التي قد تفاجئك؟ ما هي التغييرات التي قد تقلب نموذج الشركة الحالي؟ على سبيل المثال، إذا كنت تواجه عدم اليقين التنظيمي، كيف ستبدو الشركة في ظل نتائج تنظيمية مختلفة؟ يجب أن تُعتبر الميزانية أداة للتعلم والتخطيط، تُستخدم لمناقشة وتنظيم الفرص المختلفة وعدم اليقين.
يجب أن تكون الاحتياطيات النقدية قادرة على دعم التشغيل لمدة 6 أشهر على الأقل. غالبًا ما يشعر المؤسسون بالصدمة بشأن مسألة استهلاك النقد. افترض أن شركتك لديها احتياطي من الأموال لمدة عامين، ولكن لا توجد خطة تشغيل لتوجيه ذلك. ربما في نهاية العام، تدرك أنك قد وظفت 5 أشخاص أكثر من اللازم، وأن تقدم المنتج تأخر 6 أشهر. فجأة، لم يعد لديك سوى ما يكفي من الأموال لدعم التشغيل لمدة 6 أشهر. ما لم تتمكن من مراقبة استهلاك النقد بشكل جيد، ستضيع طاقتك في التمويل أو تقليص التكاليف. حتى إذا نجحت في الحصول على تمويل جديد، قد يستغرق إكمال التمويل وقتًا أطول مما كنت تتوقع، بالإضافة إلى التكاليف القانونية. ناهيك عن أنه كلما اقتربت من نفاد الأموال، تقل خياراتك في التفاوض.
إن المفتاح لتجنب مشكلات دوران الأموال هو التحكم في الميزانية. بصفتك مؤسسًا، لا ينبغي عليك تجاهل هذه المسؤولية. على الرغم من أنه يمكنك تفويض العمل الفعلي لأعضاء الفريق الآخرين، إلا أنه لا يزال يتعين عليك إجراء اتصال شهري لمقارنة الاستهلاك المالي المتوقع للشهر مع الاستهلاك المالي الفعلي. هل هناك فرق كبير بين الاستهلاك المالي الفعلي والاستئلاك المالي المتوقع؟ إذا كان هناك، فما هي المجالات التي تحتاج إلى تحسين أو تعديل؟ هل كانت اعتباراتك بشأن التكاليف خاطئة؟ أم أن هذه مشكلة لمرة واحدة؟
بالنسبة للمؤسسين، فإن أداة مفيدة هي "طريقة الميزانية الصفرية". حالياً، تعتمد العديد من الشركات عند وضع ميزانيتها للعام المقبل على الميزانية الحالية مع زيادة أو نقصان بنسبة 10%. على الرغم من أن هذه الطريقة أسهل من بعض الطرق، فإنها لا تفيد في التفكير العميق في احتياجات الشركة الحالية. تتطلب طريقة الميزانية الصفرية منك أن تبدأ من الصفر، وأن تفكر بعناية في النفقات الفعلية للشركة في العام المقبل. من فوائدها أنك يجب أن تجد سبباً معقولاً لكل نفقة، بدلاً من الاستمرار ببساطة في ميزانية العام الماضي. وهذا يساعدك على توجيه الميزانية بدقة نحو الأماكن التي تحتاجها الشركة حالياً.
بالنسبة لإدارة الأموال، وخاصة بالنسبة لمؤسسي مجال العملات المشفرة: من المهم وضع سياسة استثمارية لتقديم إرشادات لإدارة الأموال. على الرغم من أن قدرتك على تحمل المخاطر تعتمد عادةً على وضع الاحتياطيات المالية، إلا أنه يجب أن تتذكر دائمًا أن الأولوية القصوى هي الحفاظ على رأس المال.
ما نوع نموذج التشغيل الخاص بشركتك؟
لا توجد إطار عمل صحيح أو أفضل مطلق لوضع خطط التشغيل. بغض النظر عن الخيار الذي تختاره، طالما أنه يمكن أن يساعدك في معالجة القضايا الأساسية للخطة: من يقوم بماذا، ومتى يتم الانتهاء، وما هي التكلفة، وكيف يتم القياس.
ومع ذلك، قبل اختيار الإطار، يجب عليك أولاً تحديد أي نمط تشغيلي أنت فيه، لأن نمط التشغيل يحدد أولوياتك. يمكنك تحديد ذلك من خلال سلسلة من الأسئلة:
!
1، هل تحتاج شركتك إلى تمويل؟
الإجابة من المحتمل أن تكون "هناك حاجة"، لأن معظم الشركات التي قبلت استثمار رأس المال المغامر في وقت مبكر ستقوم بجولة تمويل مرة أخرى، ولكن هناك بعض الاستثناءات. إذا كانت شركتك تحقق أرباحًا، فهذا أمر جيد. لا تزال بحاجة إلى خطة تشغيل، لكن التمويل قد لا يكون هو العامل الرئيسي المحدد. إذا لم يكن لديك أرباح بعد، تابع النظر في الأسئلة أدناه.
2، هل يمكن أن تستمر احتياطياتك المالية لأكثر من 12 شهراً؟
الفكرة الأساسية هي أنه إذا كانت احتياطيات الأموال يمكن أن تستمر لأكثر من 12 شهرًا، فقد لا تتضمن خطة هذا العام تمويلًا. ربما تكون أولوياتك هي تطوير المنتج أو تشكيل فريق. ولكن إذا كانت احتياطيات الأموال أقل من 12 شهرًا، فيجب أن تتضمن خطة التشغيل تمويلًا، وتقليل التكاليف، والبحث عن شراكات استراتيجية وفرص استثمارية، أو جميع ما سبق. قد تحتاج أيضًا إلى مراجعة نفقاتك بجدية والبحث عن طرق للتحسين.
3، إذا كنت بحاجة إلى تمويل، ما الأهداف التي تحتاج إلى تحقيقها؟
يجب عليك تحديد المعالم التي تحتاج إلى تحقيقها لإقناع المستثمرين بالمشاركة في الجولة التمويلية التالية. تعتمد المعالم المناسبة على وضع الشركة ونوع الجولة التمويلية التي ترغب في القيام بها، لذلك من الأفضل مناقشتها مع مستثمريك. على سبيل المثال، قد تعتقد أن إطلاق منتج ما سيمكنك من الحصول على مزيد من التمويل، لكن المستثمرين قد يرغبون في رؤية ملاءمة المنتج للسوق أولاً.
بعد ذلك، فكر في الموارد اللازمة لتحقيق هذه المعالم. انظر إلى الأشخاص الذين تحتاج إلى توظيفهم، وما هي الخطوات الأخرى التي يجب اتخاذها، وكم تعتقد أن ذلك سيستغرق من الوقت. قم بإدراج هذه التكاليف في جدول بيانات، هل لديك ما يكفي من النقد في حسابك المصرفي لتغطية هذه المتطلبات؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فابحث في المتغيرات التي يمكنك تعديلها لتحقيق التوازن بين المدخول والمصروفات. هل سيساعد تعديل ترتيب الأنشطة؟ ماذا عن تغيير أولويات العمل الحالية؟
بعد تحديد الموارد، فكر في كيفية الحفاظ على هذه الموارد من خلال التوظيف أو الاستثمار، وكم من الوقت ستستمر احتياطياتك النقدية. ثم اسأل نفسك: هل احتياطياتك النقدية كافية في ظل الوضع الحالي للشركة؟ إذا كانت كافية، فإن وضع خطة تشغيلية سيكون له أساس قوي. إذا لم تكن كافية، فسيتعين عليك إعادة النظر في التوظيف أو الاستثمار أو المجالات الرئيسية، وإجراء تعديلات على الخطة.
أخيرًا، وضع بعض المؤشرات لمراقبة خطة التشغيل لفهم ما إذا كانت الخطة فعالة. من المهم أن تكون المراقبة ذات دورة ثابتة لضمان القيام بها بانتظام.
نموذج أهداف التشغيل
تستطيع ورقة العمل أدناه مساعدتك في رسم أهداف التشغيل بشكل أولي. إحدى الطرق هي تحديد الأهداف السنوية أولاً، ثم التراجع لتحديد المهام التي تحتاج كل ربع سنة، وكل قسم، وحتى كل شخص لإنجازها. المفتاح هو كتابة الأفكار، لأنه إذا حاولت تذكر خطة التشغيل كاملة في عقلك، فمن المحتمل أن تفوت بعض الأشياء.
!
إليك مثال على نظام قياس بسيط لتتبع تقدم الأهداف. باستخدام مؤشرات الأحمر/الأصفر/الأخضر، يمكنك تقديم تقرير موجز عن الأهداف التي تسير بشكل جيد والأهداف التي تثير القلق في اجتماع فريق القيادة الأسبوعي. في هذا المثال، قد تقول إنه لا توجد مشاكل في المنتج، لكن هناك مشكلة صغيرة في التسويق لا داعي للقلق بشأنها، بينما تواجه الهندسة مشكلة خطيرة تحتاج إلى مناقشة الفريق لإيجاد حل. من الواضح أن هذا النظام ليس معقدًا، وهذا هو المفتاح: إيجاد طريقة لمراقبة خطة التشغيل مع إمكانية تحميل المسؤولية.
!
وضع خطة تشغيلية للشركة أمر بالغ الأهمية، لكنه لا يحتاج إلى التعقيد المفرط. يجب التركيز على الجوهر وليس الشكل، والتأكد من القدرة على الإجابة على بعض الأسئلة البسيطة، مثل من يقوم بماذا، ومتى سيكتمل، وما هي التكلفة، وكيف يمكن القياس. بمجرد أن تفعل ذلك، سيكون لديك أساس لقياس أداء نفسك، ويمكنك دائمًا متابعة ما إذا كانت تقدم الشركة يتماشى مع الخطة.
قد تحتوي هذه الصفحة على محتوى من جهات خارجية، يتم تقديمه لأغراض إعلامية فقط (وليس كإقرارات/ضمانات)، ولا ينبغي اعتباره موافقة على آرائه من قبل Gate، ولا بمثابة نصيحة مالية أو مهنية. انظر إلى إخلاء المسؤولية للحصول على التفاصيل.
شريك a16z: لا تدع الشركات تنحرف، استخدم خطة التشغيل لتأمين النجاح
كتابة: إميلي ويسترهولد، شريك في a16z كريبتو
ترجمة: لوفي، أخبار فورايت
"إذا لم يكن لديك خطة ، فأنت محكوم بالفشل." لم يكن بنجامين فرانكلين يقصد بهذه العبارة مؤسسي الشركات الناشئة ، لكن هذا القول ينطبق عليهم أيضًا بدقة. لدى المؤسسين (وخاصة مؤسسي العملات المشفرة) الكثير من الأمور التي لا يمكن السيطرة عليها: تقلبات السوق الشديدة ، والسياسات التنظيمية المتغيرة باستمرار ، والتوقعات الخارجية المرتفعة.
لذلك، يصبح التركيز على الأمور التي يمكنك التحكم فيها أمرًا مهمًا للغاية، وهنا يأتي دور خطة التشغيل. قد تبدو خطة التشغيل غير براقة، لكنها واحدة من أكثر الأدوات التي يمكنك التحكم فيها واستخدامها، حيث يمكن أن تساعدك في تحويل رؤيتك إلى دافع للمضي قدمًا دون استنفاد الموارد المالية أو تثبيط الفريق.
من الناحية المفهومية، فإن خطة العمليات بسيطة للغاية. إنها تغطي جميع الأمور التي تقوم بها الشركة: ما هي المهام؟ من المسؤول؟ ما الأهداف التي يجب تحقيقها؟ ما هي التكلفة الإجمالية؟ كيف يتم قياس النتائج؟ ومع ذلك، فإن إجابات هذه الأسئلة قد تكون معقدة للغاية، لذا يصبح من الضروري تنظيمها من خلال خطة واحدة.
حتى لو لم تقم أبداً بوضع خطة تشغيلية لشركتك، فمن المؤكد أنك قمت بشيء مشابه في حياتك الشخصية. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في الجري في ماراثون، ستحتاج إلى خطة تدريب لتنظيم التحضيرات قبل السباق لعدة أشهر. ما هي المسافة التي يجب أن تجريها في كل مرة؟ متى يجب زيادة المسافة وكم يجب زيادتها؟ ما هي الطرق التي يجب اختيارها؟ كيف تستريح وتستعيد نشاطك؟ ماذا تفعل إذا تعرضت للإصابة؟ في عالم الأعمال، قد يكون "يوم سباق الماراثون" الخاص بك هو إطلاق المنتج أو الاكتتاب العام الأول (IPO) أو هدف كبير آخر. الفكرة متناسقة في الجانبين.
لكن لا تخلط بين خطة التشغيل وخطة الاستراتيجية. خطة الاستراتيجية ترسم المخطط الكلي للشركة، وهو الرؤية التي تقدمها للمستثمرين؛ بينما خطة التشغيل هي خطة العمل المحددة التي تحول الرؤية إلى واقع، حيث تقوم بتحويل خطة الاستراتيجية إلى تفاصيل قابلة للتنفيذ تتعلق بالأشخاص والتكاليف والجداول الزمنية. لبناء شركة صحية ومليئة بالحيوية، كلا النوعين من الخطط ضرورية.
دعونا نتناول بالتفصيل ما يجب أن يحتويه خطة التشغيل.
وضع خطة تشغيلية
أولاً، التركيز على أربعة عناصر أساسية للتشغيل: الأفراد (من المسؤول؟)، الوقت (متى يتم إنجاز كل مهمة؟)، التكلفة (ما هو الميزانية؟)، معايير القياس (كيف نقيم التقدم؟).
تعتبر خطة التشغيل عملية تتكرر باستمرار، لذا ليس من الضروري الانشغال كثيرًا بالمسودة الأولى. هناك العديد من الممارسات الجيدة التي يمكنك الرجوع إليها، بالإضافة إلى أطر متنوعة، ويمكنك أيضًا استئجار مستشارين باهظي الثمن. لكن العمل الأساسي هو توضيح من يقوم بماذا داخل الشركة بشكل واضح، يمكنك كتابة ذلك بنفسك، ومن ثم تحسينه لاحقًا. في الوقت الحالي، يكفي التأكد من أن الأهداف التشغيلية لفترة معينة واضحة ومنظمة.
من المهم أن تشمل خطتك موازنة بين الخيارات. لا يمكن للشركات أن تكون متكاملة في كل شيء، لذا فإن الموازنة ضرورية. يجب أن تكون هذه الموازنة صعبة، لتحث فريق القيادة على مناقشة الاتجاهات الرئيسية وغير الرئيسية بشكل كافٍ. بغض النظر عن مدى نجاح الشركة، ستظل الموازنة موضوعًا دائمًا، حيث يمكن أن تدفع القيود نحو اتخاذ قرارات أكثر حكمة.
ثلاثة أخطاء شائعة
عند وضع خطة التشغيل، هناك ثلاثة أخطاء شائعة يجب الانتباه إليها.
1، لا تكن متفائلاً للغاية بشأن الجدول الزمني والنتائج المتوقعة. المعلومات في حالة تغيير مستمر، لذلك تحتاج خططك إلى المرونة والتكيف. كن حذرًا من الاعتماديات المختلفة: مثل "علينا إطلاق المنتج A أولاً، ثم يمكننا إطلاق المنتج B" "يجب توظيف مهندسين اثنين لتطوير تلك الميزة الجديدة" "بمجرد توظيف موظف تسويق واحد، يمكن أن يرتفع الدخل بهذا القدر".
من المحتمل أن يكون من الجذاب تضمين هذه العوامل في خطة التشغيل، ولكن إذا لم يتم تحقيق المعالم، فقد تؤدي الاعتماديات إلى مشاكل. إذا استغرق توظيف المهندسين الاثنين وقتًا طويلاً، فقد يواجه المشروع خطر تجاوز موعد تطوير الميزات الجديدة. لذلك، يمكن أن تكون خطة التشغيل متفائلة، لكنها يجب أن تكون عملية أيضًا. يجب أن تترك لنفسك مجالًا للتكيف مع التغيرات في الظروف، ولا تنسَ تعديل الجدول الزمني اللاحق وفقًا لذلك.
2، لا تحاول القيام بالكثير من الأشياء دفعة واحدة. غالبًا ما يكون لدى المؤسسين العديد من الأفكار حول الأعمال، لكن الوقت والموارد محدودة، والسعي وراء جميع الأفكار سيزيد من استهلاك الأموال ويشتيت تركيز الفريق.
بالمقابل، يجب ترتيب أنشطة مختلفة بشكل استراتيجي. بمعنى آخر، فكر في كيفية أن الفرص والقدرات المختلفة يمكن أن تهيئ الظروف لفرص وقدرات أخرى. ربما يؤدي إطلاق منتج ما إلى جذب مستخدمين جدد، مما يمنحك الفرصة للاستفادة من هؤلاء المستخدمين؛ أو قد يؤدي الاستثمار في تقنية معينة إلى فتح مصادر دخل جديدة. يجب أن تأخذ في الاعتبار كيفية ترتيب أولويات أنشطة الأعمال بشكل معقول، وكيفية تخصيص الوقت والموارد بشكل مناسب.
بالطبع، الواقع غالباً ما يكون أكثر تعقيداً من التخطيط. بصفتك مؤسسًا، أنت الأكثر دراية بمجموعة الفرص المرتبطة بالمنتج. من السهل عليك أن تفكر في اغتنام عدة فرص، جزئياً لأنك تستطيع رؤية السوق الضخم وراء كل فرصة، وأيضاً لأن أداء المنتج الأساسي قد لا يكون كما هو متوقع أو يتقدم ببطء، لذا ترغب في فتح عدة مسارات للنجاح. لكن الواقع القاسي هو أن الفرق الصغيرة غالباً ما يمكنها أن تقوم بشيء واحد فقط بشكل ممتاز. يبدو أن تشتيت الانتباه مغري، لكنه غالباً ما يؤدي إلى عدم تنفيذ الأمور الأكثر أهمية بشكل صحيح.
لتقييم تركيز الشركة، يمكنك أن تسأل نفسك سؤالين: ما هي المهمة الرئيسية الحالية للشركة؟ أين يقضي الموظفون معظم وقتهم؟ إذا كانت الإجابات غير متناسقة، فقد تكون هناك مشكلة.
3، تحتاج الشركات إلى مؤشرات نجاح قابلة للقياس. حتى لو كانت خطة التشغيل الخاصة بك رائعة، ما لم تتمكن من مراقبة حالة تشغيل الشركة، فقد تتحول الخطة بأكملها إلى حديث فارغ. لماذا؟ لأنه إذا كنت لا تعرف كيف تقيس النجاح، فلن تتمكن من قياس (أو حتى إدراك) الفشل، مما يعني أنك ستجد صعوبة في مواجهة التحديات والانتكاسات. لا يجب أن تكون مؤشرات القياس معقدة، حتى باستخدام مؤشرات الحالة الحمراء / الصفراء / الخضراء يمكن أن تكون فعالة، لكن يجب أن يكون لديك مؤشرات قياس.
تذكر: إن الأشياء التي تحفزها ستدفع سلوك الناس. يجب أن تفكر بعناية فيما إذا كانت مقاييسك يمكن أن تحقق أفضل النتائج للأعمال. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى ربط تحفيز الناس بالنتائج التي يحققونها، بدلاً من مجرد النظر إلى عدد الساعات التي عملوا فيها.
نقاط رئيسية متعلقة بالميزانية
الميزانية هي جزء أساسي من أي خطة تشغيلية، ويجب أن تجيب خطة التشغيل على سؤال «كم ستكلف كل هذه الأمور؟» لذلك يجب على المؤسسين معرفة بعض نصائح الميزانية.
تُنفق معظم نفقات معظم الشركات على الموظفين. ليست هذه هي الحالة دائمًا، لكن هذه قاعدة عامة مفيدة، خاصة لأن المؤسسين أحيانًا ما يقللون من تقدير التكلفة الإجمالية للموظفين الجدد. يجب ألا نأخذ في الاعتبار الرواتب والمزايا والضرائب على الرواتب فقط، ولكن أيضًا الأجهزة والبرامج والتراخيص وتكاليف السفر وكل ما يحتاجه الموظف. ترتبط العديد من النفقات مباشرة بعدد الموظفين، لذا يجب أخذ ذلك في الاعتبار عند وضع الميزانية.
من النقاط المتعلقة بذلك هو عدم نسيان تخطيط الأسهم بنفس طريقة تخطيط النقد. يمكن كتابة مقال منفصل عن إدارة الأسهم، ولكن عند وضع خطة التوظيف، يجب عليك أيضًا تخصيص ميزانية للأسهم ذات الصلة التي تنوي منحها. إذا كان مشروعك يمنح الموظفين رموزًا، فإن نفس المبادئ تنطبق. باختصار، من الضروري أن يكون لديك مجموعة شاملة وواضحة من أفكار التعويض. الأخطاء التي تحدث في المراحل المبكرة غالبًا ما تتضخم باستمرار.
تمييز بين التكاليف الثابتة والتكاليف المتغيرة لفهم مرونة الميزانية. تحتاج إلى معرفة أي أجزاء من الميزانية يمكن تعديلها وأيها لا يمكن. افترض أنك تحتاج إلى تقليص التكاليف بنسبة 30% الأسبوع المقبل، هل تعرف من أين تبدأ؟ أو افترض أن الشركة تنمو وتريد زيادة الاستثمار، هل تعرف في أي المجالات من المعقول زيادة الاستثمار؟ قد يكون من الصعب القيام بذلك بالنسبة للشركات الناشئة بسبب قلة المتغيرات. ولكن كلما زادت فهمك لهذه العوامل المؤثرة في الميزانية، ستصبح أكثر سهولة في اتخاذ القرارات.
نصيحة إضافية: حاول التفاوض مع الموردين ومقدمي الخدمات قدر الإمكان، وتجنب توقيع عقود طويلة الأجل للحفاظ على المرونة.
التخطيط السيناريو هو صديقك. قد تحتوي أي ميزانية وضعتها على انحرافات، لكن حجم الانحرافات يختلف فقط. حتى الشركات الناضجة ليست استثناءً، لأن هناك العديد من العوامل التي لا يمكن للميزانية تغطيتها. لذلك، لا تتمسك بنوع معين من السيناريو المثالي لمستقبل الشركة، بل استخدم التخطيط السيناريو، وواجه بهدوء جميع الاحتمالات المستقبلية، وخصص لكل سيناريو الاحتمالية ونطاق الثقة المناسب. ما هي العوامل التي قد تفاجئك؟ ما هي التغييرات التي قد تقلب نموذج الشركة الحالي؟ على سبيل المثال، إذا كنت تواجه عدم اليقين التنظيمي، كيف ستبدو الشركة في ظل نتائج تنظيمية مختلفة؟ يجب أن تُعتبر الميزانية أداة للتعلم والتخطيط، تُستخدم لمناقشة وتنظيم الفرص المختلفة وعدم اليقين.
يجب أن تكون الاحتياطيات النقدية قادرة على دعم التشغيل لمدة 6 أشهر على الأقل. غالبًا ما يشعر المؤسسون بالصدمة بشأن مسألة استهلاك النقد. افترض أن شركتك لديها احتياطي من الأموال لمدة عامين، ولكن لا توجد خطة تشغيل لتوجيه ذلك. ربما في نهاية العام، تدرك أنك قد وظفت 5 أشخاص أكثر من اللازم، وأن تقدم المنتج تأخر 6 أشهر. فجأة، لم يعد لديك سوى ما يكفي من الأموال لدعم التشغيل لمدة 6 أشهر. ما لم تتمكن من مراقبة استهلاك النقد بشكل جيد، ستضيع طاقتك في التمويل أو تقليص التكاليف. حتى إذا نجحت في الحصول على تمويل جديد، قد يستغرق إكمال التمويل وقتًا أطول مما كنت تتوقع، بالإضافة إلى التكاليف القانونية. ناهيك عن أنه كلما اقتربت من نفاد الأموال، تقل خياراتك في التفاوض.
إن المفتاح لتجنب مشكلات دوران الأموال هو التحكم في الميزانية. بصفتك مؤسسًا، لا ينبغي عليك تجاهل هذه المسؤولية. على الرغم من أنه يمكنك تفويض العمل الفعلي لأعضاء الفريق الآخرين، إلا أنه لا يزال يتعين عليك إجراء اتصال شهري لمقارنة الاستهلاك المالي المتوقع للشهر مع الاستهلاك المالي الفعلي. هل هناك فرق كبير بين الاستهلاك المالي الفعلي والاستئلاك المالي المتوقع؟ إذا كان هناك، فما هي المجالات التي تحتاج إلى تحسين أو تعديل؟ هل كانت اعتباراتك بشأن التكاليف خاطئة؟ أم أن هذه مشكلة لمرة واحدة؟
بالنسبة للمؤسسين، فإن أداة مفيدة هي "طريقة الميزانية الصفرية". حالياً، تعتمد العديد من الشركات عند وضع ميزانيتها للعام المقبل على الميزانية الحالية مع زيادة أو نقصان بنسبة 10%. على الرغم من أن هذه الطريقة أسهل من بعض الطرق، فإنها لا تفيد في التفكير العميق في احتياجات الشركة الحالية. تتطلب طريقة الميزانية الصفرية منك أن تبدأ من الصفر، وأن تفكر بعناية في النفقات الفعلية للشركة في العام المقبل. من فوائدها أنك يجب أن تجد سبباً معقولاً لكل نفقة، بدلاً من الاستمرار ببساطة في ميزانية العام الماضي. وهذا يساعدك على توجيه الميزانية بدقة نحو الأماكن التي تحتاجها الشركة حالياً.
بالنسبة لإدارة الأموال، وخاصة بالنسبة لمؤسسي مجال العملات المشفرة: من المهم وضع سياسة استثمارية لتقديم إرشادات لإدارة الأموال. على الرغم من أن قدرتك على تحمل المخاطر تعتمد عادةً على وضع الاحتياطيات المالية، إلا أنه يجب أن تتذكر دائمًا أن الأولوية القصوى هي الحفاظ على رأس المال.
ما نوع نموذج التشغيل الخاص بشركتك؟
لا توجد إطار عمل صحيح أو أفضل مطلق لوضع خطط التشغيل. بغض النظر عن الخيار الذي تختاره، طالما أنه يمكن أن يساعدك في معالجة القضايا الأساسية للخطة: من يقوم بماذا، ومتى يتم الانتهاء، وما هي التكلفة، وكيف يتم القياس.
ومع ذلك، قبل اختيار الإطار، يجب عليك أولاً تحديد أي نمط تشغيلي أنت فيه، لأن نمط التشغيل يحدد أولوياتك. يمكنك تحديد ذلك من خلال سلسلة من الأسئلة:
!
1، هل تحتاج شركتك إلى تمويل؟
الإجابة من المحتمل أن تكون "هناك حاجة"، لأن معظم الشركات التي قبلت استثمار رأس المال المغامر في وقت مبكر ستقوم بجولة تمويل مرة أخرى، ولكن هناك بعض الاستثناءات. إذا كانت شركتك تحقق أرباحًا، فهذا أمر جيد. لا تزال بحاجة إلى خطة تشغيل، لكن التمويل قد لا يكون هو العامل الرئيسي المحدد. إذا لم يكن لديك أرباح بعد، تابع النظر في الأسئلة أدناه.
2، هل يمكن أن تستمر احتياطياتك المالية لأكثر من 12 شهراً؟
الفكرة الأساسية هي أنه إذا كانت احتياطيات الأموال يمكن أن تستمر لأكثر من 12 شهرًا، فقد لا تتضمن خطة هذا العام تمويلًا. ربما تكون أولوياتك هي تطوير المنتج أو تشكيل فريق. ولكن إذا كانت احتياطيات الأموال أقل من 12 شهرًا، فيجب أن تتضمن خطة التشغيل تمويلًا، وتقليل التكاليف، والبحث عن شراكات استراتيجية وفرص استثمارية، أو جميع ما سبق. قد تحتاج أيضًا إلى مراجعة نفقاتك بجدية والبحث عن طرق للتحسين.
3، إذا كنت بحاجة إلى تمويل، ما الأهداف التي تحتاج إلى تحقيقها؟
يجب عليك تحديد المعالم التي تحتاج إلى تحقيقها لإقناع المستثمرين بالمشاركة في الجولة التمويلية التالية. تعتمد المعالم المناسبة على وضع الشركة ونوع الجولة التمويلية التي ترغب في القيام بها، لذلك من الأفضل مناقشتها مع مستثمريك. على سبيل المثال، قد تعتقد أن إطلاق منتج ما سيمكنك من الحصول على مزيد من التمويل، لكن المستثمرين قد يرغبون في رؤية ملاءمة المنتج للسوق أولاً.
بعد ذلك، فكر في الموارد اللازمة لتحقيق هذه المعالم. انظر إلى الأشخاص الذين تحتاج إلى توظيفهم، وما هي الخطوات الأخرى التي يجب اتخاذها، وكم تعتقد أن ذلك سيستغرق من الوقت. قم بإدراج هذه التكاليف في جدول بيانات، هل لديك ما يكفي من النقد في حسابك المصرفي لتغطية هذه المتطلبات؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فابحث في المتغيرات التي يمكنك تعديلها لتحقيق التوازن بين المدخول والمصروفات. هل سيساعد تعديل ترتيب الأنشطة؟ ماذا عن تغيير أولويات العمل الحالية؟
بعد تحديد الموارد، فكر في كيفية الحفاظ على هذه الموارد من خلال التوظيف أو الاستثمار، وكم من الوقت ستستمر احتياطياتك النقدية. ثم اسأل نفسك: هل احتياطياتك النقدية كافية في ظل الوضع الحالي للشركة؟ إذا كانت كافية، فإن وضع خطة تشغيلية سيكون له أساس قوي. إذا لم تكن كافية، فسيتعين عليك إعادة النظر في التوظيف أو الاستثمار أو المجالات الرئيسية، وإجراء تعديلات على الخطة.
أخيرًا، وضع بعض المؤشرات لمراقبة خطة التشغيل لفهم ما إذا كانت الخطة فعالة. من المهم أن تكون المراقبة ذات دورة ثابتة لضمان القيام بها بانتظام.
نموذج أهداف التشغيل
تستطيع ورقة العمل أدناه مساعدتك في رسم أهداف التشغيل بشكل أولي. إحدى الطرق هي تحديد الأهداف السنوية أولاً، ثم التراجع لتحديد المهام التي تحتاج كل ربع سنة، وكل قسم، وحتى كل شخص لإنجازها. المفتاح هو كتابة الأفكار، لأنه إذا حاولت تذكر خطة التشغيل كاملة في عقلك، فمن المحتمل أن تفوت بعض الأشياء.
!
إليك مثال على نظام قياس بسيط لتتبع تقدم الأهداف. باستخدام مؤشرات الأحمر/الأصفر/الأخضر، يمكنك تقديم تقرير موجز عن الأهداف التي تسير بشكل جيد والأهداف التي تثير القلق في اجتماع فريق القيادة الأسبوعي. في هذا المثال، قد تقول إنه لا توجد مشاكل في المنتج، لكن هناك مشكلة صغيرة في التسويق لا داعي للقلق بشأنها، بينما تواجه الهندسة مشكلة خطيرة تحتاج إلى مناقشة الفريق لإيجاد حل. من الواضح أن هذا النظام ليس معقدًا، وهذا هو المفتاح: إيجاد طريقة لمراقبة خطة التشغيل مع إمكانية تحميل المسؤولية.
!
وضع خطة تشغيلية للشركة أمر بالغ الأهمية، لكنه لا يحتاج إلى التعقيد المفرط. يجب التركيز على الجوهر وليس الشكل، والتأكد من القدرة على الإجابة على بعض الأسئلة البسيطة، مثل من يقوم بماذا، ومتى سيكتمل، وما هي التكلفة، وكيف يمكن القياس. بمجرد أن تفعل ذلك، سيكون لديك أساس لقياس أداء نفسك، ويمكنك دائمًا متابعة ما إذا كانت تقدم الشركة يتماشى مع الخطة.